صادرات، اسم پرطمطراقی دارد و با شنیدن آن، فوراً به یاد مردان و زنان ثروتمند می‌اُفتیم که مدام در حال جابه‌جایی یک سری لوازم و کالاهای ضروری هستند و همیشه روی دریایی از پول و ثروت غلت می‌زنند، اما واقعیت اینجاست که شغل صادرات، کار بسیار سخت و پیچیده‌ای است که به دانش، مهارت و ده‌ها سند و مدرک نیاز دارد که طبیعتاً برای هرکسی مناسب نیست.

زمانی که می‌خواهید اقدام به حمل و نقل هوایی، زمینی یا دریایی یک کالا بکنید، باید چندین و چند سند و مدرک آماده نمایید. به طور کلی، 11 سند رایج وجود دارد که برای اقدام به صادرات باید آن‌ها را دریافت کنید. یکی از مهمترین اسنادی که باید دریافت شود، پروفرما و اینویس است که گرچه برخی از افراد تازه‌کار در صادرات، این دو سند را با هم اشتباه می‌گیرند اما باید بگوییم که تفاوت‌های جدی و اساسی میان آن دو وجود دارد.

در این مقاله از وبسایت باراد، تصمیم داریم در خصوص تفاوت پروفرما و اینویس صحبت کنیم و بگوییم که هر یک از این اسناد، به چه کاری می‌آیند. اگر شما هم به تازگی می‌خواهید وارد مقوله صادرات شوید، حتما این مقاله را تا انتها مطالعه کنید.

پروفرما چیست؟

برای اینکه درک بهتری نسبت به تفاوت پروفرما و اینویس داشته باشید، باید تعریف هر یک از آن‌ها را بدانید. زمانی که از پروفرما صحبت می‌کنیم، منظور پیش فاکتور است و هنگامی که خریدار سفارش خود را ثبت می‌کند و معامله‌ای صورت می‌گیرد، باید کالا را برای ارسال آماده کرد. در چنین شرایطی یک پروفرما یا پیش فاکتور صادر می‌شود.

قرار است این پیش فاکتور به چه کاری بیاید و چرا تا به این حد اهمیت دارد؟ گمرک سراسر دنیا بر‌اساس اطلاعاتی که در پروفرما درج شده، ارزش یک کالا را تعیین می‌کند. در پروفرما، مبلغ دقیقی که خریدار باید به فروشنده پرداخت کند، موعد تحویل کالا و نحوه پرداخت مبلغ تعیین می‌شود. بنابراین می‌توان متوجه شد که چرا این سند انقدر برای گمرک اهمیت دارد.

به عبارت دیگر برای تکمیل روند صادرات خود به یک پروفرما نیاز دارید و بدون آن، هیچ کشوری اجازه صادرات به شما نخواهد داد. البته در برخی از کشورها، علاوه بر این سند، صورتحساب‌های ویژه‌ای نیز دریافت می‌شود.

مزیت‌های صدور پروفرما چیست؟

یکی از مهمترین دلایلی که منجر به صدور پروفرما می‌شود، جلوگیری از ضرر دیدن فروشنده است. به عنوان صادرکننده، باید این اطمینان برای شما حاصل شود که کالای تولیدی شما، خریداری در آن سوی مرزها خواهد داشت. در غیر این صورت، تمام کالاها روی دست تولیدکننده باقی می‌مانند.

تمام توافقات مالی، زمانی و... میان خریدار و فروشنده در پروفرما درج می‌شود و به این ترتیب، خریدار و فروشنده به تعهدات خود پایبند خواهند بود.

اینویس یا فاکتور تجاری چیست؟

حالا که با معنا و مزیت‌های پروفرما آشنا شدیم، لازم است در مورد اینویس یا فاکتور تجاری نیز صحبت کنیم تا در ادامه، تفاوت پروفرما و اینویس واضح‌تر شود.

اینویس همان فاکتور رسمی و نهایی فروش است که صادرات یک کالا را قطعی می‌کند. در پروفرما، توافقات اولیه میان طرفین صورت می‌گیرد اما در اینویس، همه چیز شکل رسمی‌تری پیدا می‌کند و در واقع، اینویس یک سند تجاری قانونی است که بعد از تایید پروفرما، توسط فروشنده صادر خواهد شد.

بعد از صدور اینویس، تولید محصول موردنظر آغاز می‌شود و حتی ممکن است خریدار، بخشی از مبلغ کالا را برای فروشنده واریز کند.

نوشتن فاکتور تجاری یا اینویس

زمانی که توافقات مربوطه با خریدار صورت گرفت، باید روند نوشتن فاکتور تجاری یا اینویس را پیش بگیرید. در این فاکتورها باید اطلاعات زیر درج شود:

• تاریخ صدور فاکتور
• شماره مخصوص فاکتور
• آرم شرکت درج شود.
• اطلاعات مربوط به شرکت نوشته شود.
• اطلاعات مربوط به خریدار درج گردد.
• امضاء طرفین دریافت شود.
• در صورت فروش چند محصول یا کالا، اطلاعات هر یک از آن‌ها به تفکیک درج شود.
• مبلغ کلی با احتساب مالیات نوشته شود.
• شرایط پرداخت مشخص گردد.
• سررسید پرداخت
• پرداخت‌های معوقه در فاکتور درج گردد.

هرچقدر جزئیات بیشتری در فاکتور تجاری یا اینویس نوشته شود، مشکلات احتمالی کمتر خواهد شد. یک صادرات موفق زمانی صورت می‌گیرد که همه ابعاد آن روشن شده و نقطه مبهمی باقی نمانده باشد.

فرق میان پروفرما و اینویس چیست؟

در حال حاضر که معنای هر یک از این اسناد مربوط به صادرات را می‌دانید، تشخیص تفاوت میان این دو سند راحت‌تر است. به عبارت دیگر، پروفرما نوعی فاکتور اولیه می‌باشد که اطلاعات مربوط به تولید محصول یا کالا را به شکل تخمینی، مشخص می‌کند و معمولاً فروشنده برای اطمینان از سفارش خریدار، آن را صادر می‌نماید.

برای صدور یک پروفرما به نامه خریدار نیاز است و در صورتی که خریدار به محصول یا خدمات شما علاقه داشته باشد، آن را با ارسال یک نامه مشخص می‌کند و برای محکم کردن قرارداد، فروشنده یک پروفرما را به صورت رسمی یا غیررسمی صادر می‌کند. این سند، نوعی تعهدنامه موقت است که طرفین را ملزم می‌کند به تعهدات خود پایبند باشند. به طور کلی می‌توان گفت که تفاوت پروفرما و اینویس شامل موارد زیر است:

• پروفرما یک سند موقت است و در یک بازه زمانی خاص اعتبار دارد.
• برخلاف اینویس که قیمت کالا در آن قطعی است، در پروفرما صرفاً یک پیشنهاد قیمتی صورت می‌گیرد و طرفین می‌توانند در‌خصوص آن، توافق داشته باشند.

فراموش نکنید که تمام این اسناد و مدارک به جهت کاهش هزینه‌های صادرکننده صادر می‌شوند و صرفاً برای بهبود روند صادرات و واردات کالا انجام می‌گیرد. در برخی از کشورها، نرخ ارز به شکل جدی مورد پایش و نظارت است و به همین دلیل، سختگیری زیادی برای واردات اعمال می‌شود. تنظیم یک پروفرما به صادرکننده کمک می‌کند تا مجوز واردات را راحت‌تر دریافت کند.

و در نهایت...

پروفرما و اینویس از جمله اسناد ضروری صادرات هستند که به صادرکننده کمک می‌کنند تا روند صادرات محصول موردنظر خود را با قطعیت بیشتری دنبال کند. بعد از صدور پروفرما و تایید آن توسط خریدار، فاکتور تجاری یا اینویس صادر می‌شود. از این سند دو نسخه تهیه می‌شود. یکی از این نسخه‌ها به هنگام صادرات محصول توسط فروشنده به گمرک ارائه می‌شود. نسخه دیگر نیز توسط خریدار و به هنگام تحویل کالا در گمرک، ارائه می‌گردد.

شرکت حمل و نقل baradairsea.com، به شما کمک می‌کند تا روند صادرات خود را به سادگی انجام داده و تمام مدارک و اسناد مورد نیاز خود را بدون دردسر دریافت کنید.