در متن اطلاعیه روابط عمومی سازمان حج و زیارت در خصوص زمان و نحوه پیش ثبت نام برای اعزام به عتبات عالیات آمده است: متقاضیان تشرف به عتبات عالیات که مایل به اعزام از مهرماه تا ۱۰ آذر هستند، با رعایت موارد مشروحه و با تکمیل فرم مربوطه در سایت پیش ثبت نام (http://atabat.haj.ir) برای خود و همراهانشان نام نویسی کنند.



شروع پیش ثبت نام از ساعت ۹ صبح روز شنبه 8 شهریور ماه تا ساعت ۲۴ روز شنبه ۱۵ شهریور ماه خواهد بود.



نتایج قرعه کشی روز دوشنبه ۱۷ شهریور ماه بر روی سایت پیش ثبت نام (http://atabat.haj.ir) قابل رویت خواهد بود.



متقاضیان می توانند از طریق پیش ثبت نام گروهی، از ۱ تا ۷ نفره (ثبت نام در این روش حداقل ۱ نفر و حداکثر تا ۷ نفر می باشد) و یا پیش ثبت نام گروهی، فقط ۳۵ نفره (ثبت نام در این روش می بایست حتماً ۳۵ نفر کامل باشد) اقدام کنند.



افرادی که مبادرت به ثبت نام ۳۵ نفره می نمایند درصورتیکه تعدادی از آنها منصرف یا از آن گروه خارج شوند (گروه جدید تشکیل دهند) و عدد گروه به کمتر از ۲۵ نفر تقلیل یابد؛ گروه اولیه حذف شده و در قرعه کشی شرکت داده نخواهد شد.



فقط ۱۵درصد ظرفیت اعزام مختص اعزامهای گروهی (گروههای ۳۵ نفره) است، لذا پیشنهاد می شود برای آنکه از امکان بیشتری برای تشرف بهره مند شوید، در گروههای حداکثر تا ۷ نفره ثبت نام کنید.



هر گروه از یک سرگروه و افراد زیر گروه وی (همراهان) تشکیل می شود که لازم است مشخصات کامل سرگروه و اطلاعات اولیه همراهان (کد ملی، نام و نام خانوادگی، شماره شناسنامه، تاریخ تولد) به صورت صحیح در فرم پیش ثبت نام سایت درج گردد.



هر نفر فقط یکبار و در یک گروه می تواند (بعنوان سرگروه یا همراه) پیش ثبت نام نماید و چنانچه به هر دلیلی هر یک از افراد پیش ثبت نام شده (سرگروه یا همراهان) پس از ثبت نام و دریافت کد رهگیری، خواستار ثبت نام با گروه جدید یا جابجائی اسامی گروه خود باشد می تواند نسبت به ثبت نام مجدد اقدام و کد رهگیری جدید دریافت نماید که در این صورت اطلاعات ثبت نامی در گروه قبلی حذف خواهد شد.



کدملی و مشخصات کلی متقاضیان تشرف با اطلاعات سازمان ثبت احوال تطبیق و در صورت مغایرت، اطلاعات موجود در پایگاه ثبت احوال کشور مبنای عمل خواهد بود، لذا در ثبت کد ملی دقت مضاعف به عمل آورید.



باتوجه به اعلام اسامی افراد پذیرفته شده جهت ثبت نام در کاروانها از طریق سیستم ارسال پیام کوتاه، ثبت شماره تلفن همراه سرگروه (یا یکی از نزدیکان وی) در فرم پیش ثبت نام الزامی است.



در صورتیکه تعداد افراد پیش ثبت نام شده از ظرفیت اعزام در ماههای اعلام شده در استانهای مختلف بیشتر باشد، اولویت تشرف گروهها براساس قرعه تعیین و از طریق همین سایت به آنها اعلام می گردد و افراد مازاد بر ظرفیت حذف خواهند شد.



قرعه کشی و اعزام افراد پذیرفته شده از استان محل سکونت سرگروه (قید شده در سیستم) صورت خواهد گرفت. لذا، استان و شهر محل سکونت را با دقت از فهرست مربوطه انتخاب نمائید.



داشتن گذرنامه با اعتبار حداقل ۶ ماه از تاریخ اعزام ضروری است ضمنا فرزندان بالای ۱۷ سال نیاز به گذرنامه مستقل دارند.