راهنمای مدیریت اطلاعات در شرایط اضطراری
در شرایط اضطراری، فقط مصدومان و آسیب‌های حادثه نیستند که باید مدیریت شوند؛ اطلاعات هم نیاز به مدیریت دارد. در لحظات بحران، خبرها با سرعت منتقل می‌شوند و ممکن است گزارشی ناقص، شایعه یا اطلاعات تأییدنشده، تصمیم‌گیری و عملیات امدادی را با مشکل مواجه کند. بنابراین، هر عضو تیم امدادی باید بداند چه اطلاعاتی را ثبت، چگونه آن را بررسی و از چه مسیری منتقل کند و چه اطلاعاتی را منتشر نکند.
به گزارش پایگاه اطلاع‌رسانی جمعیت هلال‌احمر؛ در بخش نخست سلسله مطالبی با موضوع «توصیه‌های پدافندی در شرایط اضطراری» از «مدیریت ارتباطات در شرایط اضطراری» گفتیم. در بخش دوم، «مدیریت اطلاعات در شرایط اضطراری» را واکاوی می‌کنیم.
اول ببین، بعد ثبت کن
نخستین گام در «مدیریت اطلاعات در شرایط اضطراری»، جمع‌آوری دقیق اطلاعات است. زمان، مکان و نوع حادثه، تعداد جانباختگان، مجروحان و مفقودان، وضعیت تیم، امکانات موجود، نیازهای فوری و خطرات ثانویه مانند احتمال ریزش دوباره، آتش‌سوزی یا تهدیدهای امنیتی، از جمله اطلاعاتی هستند که باید به آنها توجه شود.
اطلاعات باید دقیق و فوری ثبت شوند. هر گزارش نیز باید در فرم‌های رسمی، دفترچه ثبت وقایع یا دفترچه همراه نوشته و نگهداری شود. تاریخ و ساعت، نام گزارش‌دهنده یا شناسه تیم، شرح اتفاق به ترتیب زمانی و اقدام‌های انجام‌شده، از مهمترین مواردی هستند که باید در گزارش ثبت شوند. نوشته‌ها باید خوانا باشند و گزارش بدون حذف یا دستکاری ثبت شود.
هر اطلاعاتی را فوری منتشر نکن
اطلاعات خام و گزارش‌های تأییدنشده، هنوز خبر قابل انتشار نیستند. پیش از انتقال گزارش باید تا حد امکان از صحت آن مطمئن شد؛ برای مثال، از طریق مشاهده مستقیم، تطبیق با گزارش تیم‌های دیگر یا ثبت عکس، فیلم و مختصات مکانی، البته در صورتی که انجام این کار ایمن باشد.
اطلاعات تأییدنشده ممکن است برای بررسی‌های بعدی نگهداری شوند، اما نباید پیش از تأیید منتشر شوند. در شرایط بحران، سرعت مهم است، اما سرعت بدون دقت خطرساز است.
گزارش باید کوتاه و روشن باشد
در زمان حادثه، کسی فرصت خواندن گزارش‌های طولانی و مبهم را ندارد. گزارش باید کوتاه، روشن و قابل فهم و حاوی اطلاعات مهم باشد.
به جای گفتنِ «تعداد زیادی مجروح داریم و اوضاع وخیم است»، می‌توان گفت: «۵ مجروح، ۲ نفر وخیم، نیاز به تخلیه.»
هر گزارش بهتر است عنوانی کوتاه داشته باشد تا گیرنده در همان نگاه نخست، موضوع آن را تشخیص دهد.
اطلاعات را از مسیر درست بفرست
گزارش‌ها نباید از هر مسیر و برای هر کسی ارسال شوند. مسیر انتقال اطلاعات باید از پیش مشخص شده باشد و گزارش‌ها از همان مسیر به مسئولان مربوط برسند. برای انتقال اطلاعات حساس، استفاده از ابزارهای ارتباطی امن سازمانی ضروری است.
در مقابل، ارسال اطلاعات حساس با پیامک یا تماس شخصی و انتشار آن در شبکه‌های اجتماعی عمومی، مجاز نیست. اطلاعات باید به اندازه نیاز هر فرد در اختیار او قرار گیرد؛ نیروهای میدانی اطلاعات لازم برای مأموریت خود را دریافت کنند و اطلاعات حساس در اختیار افراد مجاز در سطوح مربوط قرار گیرد.
همه اطلاعات برای همه نیست
اطلاعات باید پیش از انتقال، بر اساس میزان حساسیت دسته‌بندی شوند. بخشی از اطلاعات عمومی است و منتشر می‌شود؛ برخی اطلاعات فقط برای اعضای عملیات است؛ اطلاعات حساس‌تر فقط باید در اختیار فرماندهی و مراکز عملیات قرار گیرد و اطلاعات بسیار محرمانه نیز فقط در سطوح تعیین‌شده و با مجوز لازم منتقل شود.
به همین دلیل، هیچ‌کس نباید مستقیما اطلاعات عملیاتی را در اختیار رسانه‌ها یا افراد متفرقه قرار دهد. انتشار اطلاعات تأییدنشده، شایعات و عبور از مسیر تعیین‌شده گزارش‌دهی، از موارد ممنوع در مدیریت اطلاعات است.
گزارش‌ها فقط برای همین لحظه نیستند
ثبت اطلاعات، فقط برای تصمیم‌گیری در لحظه حادثه انجام نمی‌شود. گزارش‌های ثبت‌شده ممکن است در ادامه عملیات، هنگام تحویل شیفت و همچنین برای بررسی عملکرد و آموزش‌های آینده استفاده شوند.
گزارش‌ها ممکن است فوری، دوره‌ای یا پایانی باشند: گزارش فوری پس از مشاهده حادثه یا تغییر وضعیت، گزارش دوره‌ای مطابق زمان‌بندی یا دستور فرمانده و گزارش پایانی در پایان مأموریت یا هنگام تغییر شیفت ارائه می‌شود.
در نهایت، اطلاعات جمع‌آوری‌شده در فرماندهی صحنه تجمیع، بررسی و اولویت‌بندی و اطلاعات تأییدشده به مرکز عملیات منتقل می‌شوند. اطلاعات خام یا تأییدنشده نیز تا زمان بررسی، منتشر نمی‌شوند.
یادمان باشد: در شرایط اضطراری، یک گزارش درست می‌تواند به اندازه یک اقدام درست در میدان عملیات اهمیت داشته باشد؛ پس دقیق ببین، درست ثبت کن، بررسی کن، از مسیر مشخص بفرست و فقط اطلاعات تأییدشده را منتشر کن.
